Tenemos la idea de que el gasto en administración nunca se recupera y que la mejor forma de llevar adelante “los papeles” es ahorrando lo más posible en personal, procesos y sistemas. Esta sensación es mucho más fuerte en épocas de vacas flacas cuando prácticamente eliminamos toda inversión que mejore el back office.
Tengo dos objeciones a este razonamiento: cada vez el riesgo de administrar mal es más caro lo que hace que a la larga tener una administración pobre genera pérdidas muy sensibles; y, además, sigue habiendo buenas oportunidades de invertir inteligentemente en mejoras administrativas. Veamos.
El primer dato importante es que el costo mensual por todo concepto –alquiler de licencia, almacenamiento de datos, mantenimiento técnico, actualización por novedades regulatorias, etc.- de un sistema computarizado integral es aproximadamente igual al costo mensual de un empleado.
En segundo lugar, en un reciente estudio para un cliente observamos que la ganancia en productividad administrativa que se logra con un sistema integral es mucho mayor a la capacidad productiva de un empleado. Dicho en forma llana, si tengo una administración de 4 o 5 personas y tengo la evidencia de esos recursos “no alcanzan” en lugar de incorporar un empleado más me conviene instalar un sistema integral que va a hacer que la productividad de los 4 o 5 empleados actuales crezca mucho más que el equivalente a un nuevo empleado.
En tercer lugar, las ventajas de un sistema integral no son solo la ganancia en productividad y en el costo laboral: la principal ventaja es la mejora en la calidad de administración en general.
Recordemos que una buena administración requiere de la interacción de tres tipos de recursos: el equipo humano, los procesos que organizan las tareas y los sistemas administrativos que registran los eventos, los ordenan y los exponen. La habilidad del empresario es encontrar en cada momento la mejor sinergia entre los tres factores y de poco sirve invertir en unos si los otros no están en sincronía. Veamos este asunto con más detalle.
La administración es la correcta y oportuna valuación del negocio de manera tal que el empresario tome decisiones basadas en información veraz y actual. Esto implica que un buen sistema de administración es el que le permite al empresario “leer” la situación de su negocio abarcando una amplia gama de temas: stocks de insumos, estado de cultivos y rodeos, valuación de sus bienes, posiciones impositivas, flujo de fondos, deudas a pagar y créditos a cobrar, estado de contratos y de convenios, relaciones con los proveedores, historia de clientes, ejecución del presupuesto, proyecciones financieras, etc. Analizando esa información en su conjunto el empresario “sabe” dónde está parado y no “supone”. Dicho en criollo, no frota la lámpara al momento de tomar sus decisiones y hace la asignación más racional de sus recursos.
El problema es que habitualmente el empresario rural lleva esos registros en planillas Excel y para cada asunto nuevo desarrolla una planilla específica. Al tiempo la administración se convierte en un verdadero archipiélago de la planillas, cada cual independiente de las otras. El mismo evento y el mismo dato pueden estar repetidos cuatro o cinco veces y de cada uno se requiere una actualización en paralelo. En un cliente identificamos 47 planillas llevadas simultáneamente.
Para que un sistema de administración cumpla con su objetivo los eventos del negocio –“todos” los eventos del negocio- deben ser registrados una sola vez y en el momento en que se ejecutan. No hay un tiempo para hacer y otro posterior para registrar los hechos, todo debe darse en simultáneo. Al aplicarse un fertilizante, vacunar a la hacienda, levantar la cosecha o cualquier acto productivo que ocurra “en el campo” el evento debe ser dado de alta en el sistema desde el mismo lugar de los acontecimientos y cuando ocurre. Para eso la tecnología ya ha provisto los medios para que los teléfonos inteligentes conectados via internet sean terminales de los sistemas –ya sea en modo on line o en diferido cuando se llega a un punto con alcance de internet-.
Este enorme avance ha diluido la diferencia entre la ejecución de un evento y su registro administrativo, es más, el propio ingeniero agrónomo que está ejecutando la labor en el campo es quien tiene la responsabilidad de ingresarla al sistema. De tal forma los empleados de administración se liberan del “data entry” de papeles, lo cual es una verdadera reivindicación histórica. El trabajo “en el escritorio” da un salto de calidad y los empleados pueden enfocarse mucho más en el control, el análisis y la gestión de los asuntos del negocio: buscar mejores proveedores, optimizar la gestión de caja, analizar alternativas de canje, mejorar la posición impositiva, controlar los stocks, verificar las liquidaciones de acopiadores, y una larga lista de etcéteras.
Los sistemas de integrales de agro no son meros sistemas de administración, son sistemas de gestión operativa que pueden ser muy útiles a los ingenieros agrónomos y veterinarios ya que llevan el registro de cultivos y rodeos con todo el detalle y profundidad que un gestor necesita. Por lo tanto los gestores de la producción también pueden liberarse de sus propias planillas Excel accediendo directamente al sistema central.
La clave es atreverse a pensar en la administración no como una carga onerosa, pesada y aburrida sino como una de las claves del negocio y proveer a la administración con la tecnología que se merece, de la misma forma que se hace una inversión en una cosechadora o un silobolsa. Y recordar que no se debe vivir para administrar, pero es indispensable administrar bien para vivir mejor.
La implementación de un sistema, entonces, trae un conjunto de mejoras de calidad que superan ampliamente el mero ahorro del costo de administración, se trata de mejoras integrales en la calidad de gestión cuyos beneficios pueden superar ampliamente su costo, aun en época de vacas flacas.
Por Luis Galeazzi
Socio, Director de Consultoría de Barrero & Larroudé.
Asesor en gestión a empresas agroindustriales, especializado firmas familiares.
Profesor de las universidades Austral y Del Salvador.
